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Le Règlement Intérieur

Règlement intérieur de l'AFV Saigon Accueil

 

 

 

I - Préambule

 

- Ce règlement intérieur (RI) a pour objectif de préciser les statuts de l’AFV Saigon Accueil, historiquement nommée Association des Francophones au Vietnam : une association apolitique, non confessionnelle et à but non lucratif, membre de la FIAFE (Fédération Internationale des Accueils Français et Francophones d’Expatriés).

- Il est destiné à l’ensemble de ses membres ainsi qu’à chaque nouvel adhérent qui accepte de s’y conformer en devenant membre.

 

II - Présentation de l’AFV Saigon Accueil

 

- L’AFV Saigon Accueil a pour but d’accueillir, de guider et d’aider à l’adaptation des francophones installés au Vietnam et particulièrement à Saigon (HCMC), mais aussi d’animer la communauté francophone au travers des rencontres et d’activités gratuites ou payantes. Elle peut également soutenir certaines actions caritatives.

- Elle s’adresse à tous sans aucune distinction sociale, politique ou confessionnelle. - L’association est à but non lucratif et basée sur le bénévolat.
- Sa durée est illimitée.

- L’AFV Saigon Accueil est une association déclarée sous le régime de la loi du 01/07/1901, dont le contrat est conforme à la loi française du 1er Juillet 1901 et du Décret du 16 Août 1901.

- Son siège social est fixé au siège de la FIAFE, au 91 rue du Faubourg Saint- Honoré, 75008 PARIS. Il pourra être transféré à tout autre lieu désigné par le Bureau ultérieurement puis soumis à l’approbation d'une AGE.

 

III - Composition de l’association

 

L’AFV Saigon Accueil se compose :

  • d’un membre d'honneur, M. Le Consul Général de France dont l’adhésion gracieuse se renouvelle automatiquement. Il n’est ni électeur ni éligible.

  • des adhérents, résidents au Vietnam, majeurs, inscrits et à jour dans le paiement de leur cotisation annuelle. Ces adhérents sont électeurs et s’engagent à respecter les statuts de l’AFV Saigon Accueil.

Parmi ces adhérents, il y a :

  1. Les membres du Bureau Exécutif : Président, Trésorier, Secrétaire Général, et Vice-président le cas échéant.

  2. Les membres du Bureau : le Bureau Exécutif et les responsables de pôles qui souhaitent en faire partie.

  3. Les responsables de pôles.

  4. Les membres actifs (les adhérents qui souhaitent s’impliquer à titre ponctuel et/ou régulier).

  5. Les autres adhérents.

 

IV - Fonctionnement et Gestion de l’association

 

- L’AFV Saigon Accueil est administrée par le Bureau. Ses missions sont détaillées ci- après.

- La liste des candidats au Bureau est élue en AGO pour un mandat d’un an qui commence le 1er juin et dure jusqu’au 31 mai de l’année suivante.

- Les membres sortants sont rééligibles. Une ou plusieurs nouvelles listes proposant un nouveau Bureau entièrement renouvelé sont également possibles.

- Les fonctions des membres du bureau sont bénévoles.

- Le Bureau est composé au minimum de 3 postes : Président, Secrétaire Général, et Trésorier (le Bureau Exécutif), chacun disposant d’une voix de vote. D’autres postes, Responsables d’activités ou de Pôles peuvent être créés et adaptés en fonction des besoins, par le Bureau Exécutif, chacun disposant d’un droit de vote.

- Il est possible d'avoir des binômes sur chaque poste, avec une seule voix de vote par poste. Dans ce cas-là, et dans la mesure du possible, une personne « nouvelle » et une « ancienne » permettront d'assurer au mieux la transmission.

- En cas de vacance d’un des postes du Bureau, celui-ci peut valider la candidature de tout adhérent volontaire.

- Les membres du Bureau se doivent d’être résidents à Saigon. Ils ne pourront s’absenter du pays que pour une période qui ne dépasse pas 3 mois en dehors des vacances d’été et devront trouver un binôme pour palier leur absence.

 

 Le Président:

Il est élu à la majorité simple des membres du Bureau en début d’exercice. Il représente l’association en justice dans toutes les actions de la vie civile et préside toutes les assemblées et les réunions du bureau dont il a préalablement fixé l’ordre

du jour. Il peut déléguer tout ou partie de ses pouvoirs aux autres membres du Bureau. Le Président se doit de représenter l’AFV Saigon Accueil à toutes les manifestations où il est convié, ou se faire représenter en cas d’absence.

 

Le Vice-président (optionnel) :

Il assiste au quotidien le Président dans ses fonctions au sein de l'association. Il prend le relais des fonctions du Président en cas d’absence ou de maladie de celui- ci. Il est nommé par le Président et validé par les membres du Bureau.

 

Le Secrétaire Général :

Il est chargé de faire respecter les statuts et le RI de l’association. Il est responsable du fichier des adhérents et également en charge de la correspondance, des convocations, de la rédaction des procès-verbaux et des compte-rendus des réunions du Bureau et des AG, de la conservation des archives et du suivi des différentes actions des membres du bureau.

 

Le Trésorier :
Il tient les comptes, rend compte de sa gestion et soumet le bilan à l’approbation de

l’Assemblée.

 

Les Réunions :

 

- Le bureau se réunit une fois par mois au minimum. Il définit les orientations et assure le suivi des projets de l'association.

- En fonction de l’actualité de l’association, le Bureau peut répondre à la demande ou convier lors de ses réunions un/des responsable(s) de pôles et/ou membres actifs pour faire le point sur son/leur pôle(s) d'intervention. Il peut également convier toute autre personne qu’il aurait besoin d’entendre sur des missions ponctuelles ou à la demande de celle-ci.

- Chaque membre de Bureau s’engage à participer activement aux réunions nécessaires au bon fonctionnement de l’association. En cas d’empêchement, il peut se faire représenter par un autre membre du Bureau à qui il aura adressé ses propositions, avec ses instructions en cas de vote.

- Tout membre du Bureau qui, sans excuse, n’aura pas assisté à 3 réunions consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire.

 

Les Décisions :

 

- Les votes des 4 postes des membres du Bureau Exécutif (ou des 3 si le poste du VP est vacant) sont obligatoires et nécessaires pour toute décision prise en dehors de la réunion mensuelle du Bureau.

- Les décisions du Bureau sont prises à la majorité simple des voix des membres présents en réunion qu’elle soit physique ou virtuelle, ou par voie électronique, et ne peuvent être modifiées par décision d’un seul membre.

- En cas de partage égal des voix pour une décision en Bureau Exécutif, le vote passe en bureau élargi, et en cas d’égalité, celle du Président est prépondérante.

 

V - Le rôle du Bureau

 

- Les fonctions des membres du Bureau sont bénévoles.

- Le Bureau de l’AFV Saigon Accueil est investi des pouvoirs les plus étendus pour autoriser tous les actes non réservés à l’AGO ou l’AGE. Il est l’organe de réflexion et de gestion au quotidien de l’association.

- Il traite le programme des actions proposées par le Président et/ou par les autres membres du bureau telles que fixées dans l’ordre du jour de chaque séance.

- Il vérifie les comptes présentés par le Trésorier.

- Il établit le budget prévisionnel et le bilan de l'association.

- Il gère l’emploi des fonds.

- Il gère les activités proposées.

- Il gère les membres actifs.

- Il veille au respect des statuts de l’association et de son règlement intérieur.

- Il est en droit d’opposer un refus, à la majorité simple du Bureau, d’accomplir une action jugée non conforme aux statuts ou inopportune.

- Il s’occupe des recrutements des nouveaux membres du Bureau ou des responsables activités.

- Il décide des cas de radiation.

 

VI - Assemblée Générale Ordinaire (AGO)

 

- L’Assemblée Générale Ordinaire est composée de tous les adhérents à jour dans le paiement de leur cotisation ainsi que le membre d’honneur.

- Elle se réunit dans le courant des mois de mai et juin de chaque année civile, à une date fixée par le Bureau.

- La convocation à l’AGO et l’appel aux candidatures doivent avoir lieu au moins 30 jours avant l’AGO.

- La / les liste(s) des candidats doi(ven)t être arrêté(s) 15 jours avant l’AGO.

- Tous les membres de Bureau de l’année précédente sont sortants et peuvent être reconduits dans leur totalité ou partiellement. Une ou plusieurs autres listes d’au moins 3 candidats peuvent également se présenter à chaque AGO.

- Tout adhérent dispose de 7 jours pour poser ses questions qui seront éventuellement versées à l’ordre du jour. Celui-ci et les documents suivants devront être envoyés par mail aux adhérents au moins 7 jours avant la tenue de l’AGO :

  • -  Rapport moral de l’exercice de l’année qui vient de s’écouler, par le Bureau sortant.

  • - Présentation de la/des liste(s) qui se propose(nt) pour continuer/reprendre la gestion du Bureau, ainsi que leur programme d’action pour l’année à venir.

  • -  Le lieu, la date et l’heure de la tenue de l’AGO.

  • -  Le lien de vote (si celle-ci doit avoir lieu en ligne)

- Toute question/demande portant la signature d'au moins 10 adhérents et déposée au moins 8 jours avant l’AGO est inscrite à l’ordre du jour.

- Le Président assisté du Bureau préside l’AGO et expose la situation morale de l’association et ses perspectives. Seuls les points inscrits à l’ordre du jour peuvent être soumis à l’AGO.

- Le Trésorier soumet le bilan à l’approbation de l’AGO.

- Après épuisement de l’ordre du jour, il est procédé au remplacement des membres sortants du Bureau au scrutin secret, en fonction des candidatures proposées.

- Lors d'une AGO présentielle, le vote peut se dérouler à l’urne ou par voie électronique. Les adhérents pouvant confirmer la liste unique, ou faire leur choix entre les différentes propositions de listes, sous forme de bulletins papier ou en ligne.

En cas de vote à l’urne,

  • Les votes ont lieu à la majorité simple des adhérents présents ou représentés.

  • Chaque adhérent présent peut bénéficier de 2 pouvoirs.

  • Une feuille de présence sera à signer.

 

- Aucun quorum n’est exigé pour la tenue de l’AGO.

 

- Dans le cas où la tenue de l’AGO en présentiel ne serait pas possible, un vote en ligne sera organisé en utilisant un lien de vote strictement indépendant, assurant un vote anonyme et personnel, fourni par la FIAFE et envoyé par mail à tous les adhérents.

 

VII - Assemblée Générale Extraordinaire (AGE)

 

- Si besoin ou sur demande de la moitié plus un des membres du Bureau, le Président peut convoquer dans l’intérêt de l’association, une AGE, conformément aux formalités prévues à l’article 12 des statuts.

- Les décisions se prennent alors à la majorité des 2/3 des membres présents et représentés.

 

VIII - Accueil/Adhésion

 

- Le site internet https://www.afvsaigon.org et sa messagerie électronique, ainsi que la page, le groupe et la messagerie Facebook de l’AVF Saigon Accueil permettent un contact privilégié de l'association avec les francophones qui projettent de venir s'installer à Saigon.

- Ces différents canaux de communication s’adressent également à tout francophone déjà installé au Vietnam.

- Outre les conditions requises par la législation en vigueur, la qualité d’adhérent de l’association est acquise à toute personne répondant aux conditions suivantes :

• être déterminée à contribuer au fonctionnement de l’association et respecter la charte d’adhérent.

• avoir acquitté la cotisation requise et avoir fourni les renseignements personnels demandés sur le formulaire d’adhésion afin de pouvoir être contactée par l’association lors de l’organisation des activités, ou recevoir des informations importantes de la part de l’association.

- Les données récoltées sont strictement confidentielles et l’AFV Saigon Accueil s’engage à ne pas les divulguer.

- L’AFV Saigon Accueil peut accueillir de nouveaux membres à tout moment de l'année. Leur inscription sera validée après règlement de la cotisation annuelle (toute ou partielle en fonction du moment de l’année) lors des permanences annoncées sur le site internet.

- L’inscription à l’association est indispensable avant toute participation à une activité organisée par l'AFV Saigon Accueil.

Dans le cas contraire, une participation (supérieure) aux frais pourra être exigée.

- Le bureau agrée les admissions et se réserve le droit de refuser une demande d’adhésion qui lui parait non conforme aux buts poursuivis par l’association.

 

Fiche personnelle :

 

- Pour devenir adhérent de l’AFV Saigon Accueil, le futur adhérent doit remplir un formulaire d’adhésion en ligne sur lequel sont mentionnés ses nom(s), prénom(s), nationalité, adresse, courriel et téléphone. D’autres informations comme les prénoms et les dates de naissance du conjoint et des enfants (lorsqu’il s’agit d'une adhésion de famille) sont également demandées. Ces informations sont impératives et, à défaut, font obstacle à la prise en compte de la demande d’adhésion ou de renouvellement.

- En cas de changement de coordonnées ou d’adresse, l’adhérent doit les modifier dans sa fiche personnelle sur le site internet et/ou en informer l’association via le secrétariat.

 

Cotisation :

 

- La cotisation annuelle couvre la période allant du 1er septembre de l’année en cours au 31 août de l’année suivante.

- Son montant, et la possibilité de l’application d'un tarif réduit (à partir d’une certaine date ou quand il s’agit d’une personne célibataire) sont fixés par le Bureau et validés en AGO.

- La montant de la cotisation est révisé chaque année. Il est réduit à 50% à partir du retour des vacances du Têt.

- Les adhérents retardataires dans leur inscription arrêtent de recevoir les mails de l’AFV Saigon Accueil à partir du mois d’octobre.

- Les inscriptions/adhésions réalisées à partir de l’AGO annuelle, s’appliqueront pour l’année suivante.

- Le paiement de la cotisation est effectué en Dongs vietnamiens. Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise ; aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d’exclusion, de départ ou de décès d’un membre en cours d'année.

- A la discrétion du Bureau, une part de de la cotisation annuelle pouvant aller jusqu’à un plafond de 20% - révisable sur simple décision du Bureau - pourra être versée au Pôle Caritatif de l’AFV Saigon Accueil, au titre de la solidarité.

Carte d'adhérent :

- Au moment de l’adhésion et du règlement de la cotisation, est remise une carte d’adhérent nominative (aux 2 conjoints ainsi qu’aux enfants de plus de 16 ans).

- Cette carte est nécessaire pour bénéficier des privilèges adhérents consentis par les partenaires de l’association.

 

IX - Radiation

 

- La qualité d’adhérent se perd par :

  • Expiration de validité de la carte d’adhérent.

  • Décision volontaire de l’adhérent, sur simple demande notifiée à l’association.

  • Décès (les autres membres de la famille restent inscrits pour l’année en cours)

  • Motifgrave.
    - Le Bureau apprécie seul cette situation. La radiation ne donne droit a aucun

    remboursement.

 

X - Activités et Événements proposées par l’AFV Saigon Accueil 

 

1. La gestion des activités/évènements

 

Gestion des activités bénévoles :

- Tout adhérent de l’AFV Saigon Accueil peut proposer de prendre en charge une activité/atelier et/ou organiser des sorties avec un nombre limité de participants. Ces activités se déroulent dans le cadre de l’association et doivent donc être cohérentes avec la loi vietnamienne, les objectifs de l’AFV Saigon Accueil et entre-elles (calendrier commun partagé et méthode d’information commune : newsletter/site internet).

- Après validation du projet par le Bureau et du (des) responsable(s) de pôle(s) concerné(s), une annonce est partagée avec les adhérents avec les détails de l’activité (newsletter/site internet/page Facebook).

- Chaque activité ou sortie doit permettre l’accueil et l’intégration des adhérents et est effectuée à titre bénévole par l’organisateur. Une rémunération ne peut en aucun cas être perçue au titre de l’activité proposée. Toutefois, il peut être demandé aux participants, le remboursement des frais liés à l’activité (par exemple : remboursement des aliments pour un atelier cuisine ou d’un prestataire embauché pour l’occasion). La fréquence des évènements est laissée au libre choix de l’organisateur.

- Un professionnel adhérent peut proposer des activités aux membres de l’AFV Saigon Accueil à un tarif préférentiel.

 

Gestion des activités avec intervenants extérieurs :

- A titre exceptionnel, lorsque l’association ne dispose pas des compétences bénévoles ou professionnelles parmi ses membres pour une activité, celle-ci peut être dispensée par des professionnels adhérents ou des personnes extérieures à l’association et/ou lorsque l’activité nécessite des formations, équipements ou des lieux spécifiques (ex : yoga, judo, gym, etc.). Il peut alors être demandé aux adhérents de rémunérer l’intervenant. Toutefois, l’AFV Saigon Accueil n’acceptera la création d’une telle activité qu’aux conditions suivantes :

• les adhérents de l’AFV bénéficient d’un tarif préférentiel différent du prix public pratiqué par l’intervenant

• l’activitécréée,bénéficie,danslamesuredupossible,auxseulsadhérentsde l’AFV Saigon Accueil

- Un adhérent bénévole de l’AFV Saigon Accueil est toujours en charge de la coordination et de la gestion de l’activité. Il communique les informations avec les adhérents directement via la page dédiée à l’activité ou passe par le coordinateur des activités.

 

2. Les engagements des adhérents

 

- Lorsqu’un adhérent souhaite s’inscrire à une activité, il lui est demandé de le faire le plus rapidement possible afin de faciliter l’organisation de l’atelier.

- Si la personne inscrite est dans l’impossibilité de se rendre à l’activité pour laquelle elle a réservé une place, elle doit prévenir de son désistement au moins 48 heures à l’avance, afin de permettre à l’organisateur de proposer la place à d’autres membres.

- Si plus de 3 absences sont observées sans désistement préliminaire, l’AFV Saigon Accueil se réserve le droit de placer les adhérents concernés en liste d’attente pour les futures activités réservées.

- Dans l’hypothèse où l’activité est payante, si l’annulation est faite par l’adhérent inscrit moins de 48 heures avant l’activité, il devra payer sa participation comme s’il avait été présent. L’organisateur tentera de trouver un remplaçant à l’adhérent ayant annulé. Si une personne le remplace, la place sera remboursée à l’adhérent initial qui avait dû annuler sa participation.

- Pour toute activité, par courtoisie, les adhérents doivent demander aux organisateurs s’ils peuvent venir accompagnés de jeunes enfants.

- L’AFV Saigon Accueil se réserve le droit de refuser la présence de jeunes enfants lors de certaines activités.

 

3. Les non-adhérents à l'AFV Saigon Accueil

 

- Les personnes non adhérentes à l’AFV Saigon Accueil peuvent participer à certains rendez-vous organisés par l’association lorsqu’ils règlent le « tarif non membre » précisé dans l’annonce sur le site internet.

- En cas de places limitées, les membres de l’AFV Saigon Accueil restent prioritaires. L'organisateur de l’activité peut décider d'ouvrir le rendez-vous au public ou uniquement aux adhérents en fonction du nombre de participants souhaité.

 

4. Les activités/évènements

 

-Les activités et les évènements de l’AFV Saigon Accueil sont regroupés par pôles :

  • Pôle ACCUEIL

  • Pôle EVENEMENTS

  • Pôle VISITES

  • Pôle CULINAIRE

  • Pôle CULTURE

  • Pôle JEUNESSE

  • Pôle JEUX

  • Pôle SPORTIF

• Vos propositions : un espace supplémentaire est prévu pour les adhérents qui souhaitent proposer un rendez-vous ponctuel sans engagement de gestion d'un pôle.

- D’autres pôles/rubriques peuvent être créés sous validation du bureau.

- Certaines activités bénévoles sont autofinancées, et d'autres font l’objet d’aides de la part de l’association. La décision en revient au Bureau.

 

XI - L’Écho des Rizières (EDR)

 

- Historiquement, l’association soutient l’édition d’une revue trimestrielle gratuite appelée l’Écho des Rizières.

- Celle-ci est financée exclusivement par les recettes publicitaires issues des sponsors (annonceurs) présents dans la revue et sur le site internet de l’AFV Saigon Accueil.

- Elle est distribuée chez les partenaires (boutiques qui accordent des réductions aux adhérents de l’association sur présentation de la carte d’adhésion) du magazine, aux accueils et évènements de l’association, ou dans tout autre lieu que le Bureau juge utile à sa bonne diffusion.

- L’équipe rédactionnelle est entièrement bénévole. L’association peut faire appel aux services extérieurs suivants : graphiste, imprimeur, livraison et responsable de la publicité (responsable sponsoring).

 

XII - Le Pôle Caritatif (PC)

 

- Outre un pourcentage potentiel des cotisations (cf. article VIII), l’association a historiquement tenu à faire preuve de solidarité envers la population démunie du Vietnam.

- Des activités peuvent être organisées chaque année afin de récolter des fonds supplémentaires, ces activités participant à l’animation et à la vie de l’association.

- Celles-ci sont variées, laissées à l’imagination et à la bonne volonté du responsable du Pôle Caritatif et de son équipe : vide-greniers, compétitions sportives, concours culinaires, par exemple.

- Le Pôle Caritatif peut aussi recevoir des dons extérieurs, à n’importe quelle période de l’année ou lors des évènements organisés par l’association.

- Les différentes actions soutenues par le PC sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins. Mais depuis plusieurs années, le PC de l’AFV Saigon

Accueil vient principalement en aide aux enfants malentendants de Saigon et sa région.

 

XIII - Communication digitale 

 

Page et Groupe Facebook :

 

- L’AFV Saigon Accueil dispose d’une page Facebook (AFV Saigon Accueil) et d’un groupe (Groupe AFV SAIGON ACCUEIL) qui lui sont dédiés, ainsi qu’aux adhérents ou anciens adhérents de l’association.

  • La page Facebook AFV SAIGON ACCUEIL est publique. Elle est l’outil de communication institutionnelle de l’association sur les réseaux sociaux. Seul l’admin peut diffuser toute information en relation avec l’activité de l’association : dates des prochaines activités ou évènements, publications des numéros EDR, appels aux bénévoles, etc.

  • Le groupe Facebook AFV Saigon Accueil est quant à lui un lieu d’échanges où l’association, mais aussi chacun des adhérents ou anciens adhérents, peut partager une information, poser ou répondre à une question. Ce groupe est gratuit et les informations fournies ne peuvent donner lieu à une rémunération.

    - L’AFV Saigon Accueil se réserve le droit d’y publier des informations commerciales lorsqu’elles émanent directement de sespartenaires, ou des informations émanant de la FIAFE, du Consulat de France, de l’Ambassade de France ou de gouvernements francophones, de l’IDECAF, de la CCIFV, du RIMF ou toute autre association francophone. Elle peut également médiatiser tout service potentiellement intéressant pour ses adhérents.

    - Les adhérents de l’AFV Saigon Accueil ont la possibilité de mettre en ligne sur ce groupe, leurs petites annonces personnelles, mais les posts d'auto-promotion y sont strictement interdits. L’AFV Saigon Accueil se réserve donc le droit de supprimer les contributions qu’elle aura jugé inappropriées ou commerciales.

    - L’AFV Saigon Accueil décline toute responsabilité au regard des informations données par les adhérents.

    - Les adhérents peuvent recommander le personnel de maison ayant travaillé chez eux.

    - L’AFV Saigon Accueil n'a pas vocation à se substituer aux agences immobilières. Dans ces conditions seules sont autorisées :

    • Les annonces des adhérents locataires qui quittent leur logement et souhaitent le recommander sans prérogatives sur les décisions des propriétaires et sur les frais inhérents à la location.

    • Lesannoncesdesadhérentspropriétairesdeleurbienpersonnelsouhaitantle louer.

 

Site Internet :

 

- Le site internet de l’AFV Saigon Accueil permet aux futurs membres de se préinscrire en remplissant le formulaire d’adhésion sur le site www.afvsaigon.org

- Il est mis à jour régulièrement avec les prochains rendez-vous auxquels les adhérents peuvent participer. Un calendrier permet également de visualiser toutes les activités à venir. Les adhérents s'inscrivent aux activités directement via la page dédiée de l'activité.

- Un espace permet également de poster les petites annonces.

- Un espace permet de consulter la liste des baby-sitters disponibles parmi les adolescent(e)s des adhérents.

- La page partenaires est mise à jour régulièrement et permet de retrouver les différents avantages commerciaux dont bénéficient les adhérents.

- L’EDR est disponible en téléchargement PDF sur une page dédiée.

- Ce site fournit également toutes sortes d’informations utiles pour les nouveaux arrivants à Saigon, afin de faciliter leur arrivée et leur intégration à la vie locale quotidienne.

 

XIV - Frais pris en charge par l’association

 

- Sauf exception, L’AFV Saigon Accueil participe en nature à l’ensemble des activités organisées par l’association.

- A cet effet, chaque organisateur prendra contact avec les responsables Accueil afin de récupérer préalablement à son évènement les fournitures dont il a potentiellement besoin.

- En plus de la mise à disposition de ces fournitures, L’AFV Saigon Accueil :

  • fournit la nourriture et les boissons des cafés mensuels dans la limite du budget fixé par le Bureau.

  • prend en charge (et rembourse le cas échéant sur présentation de factures) la totalité des frais validés préalablement par le Bureau, des évènements

annuels majeurs tels que le café de rentrée, l’assemblée générale et les évènements de portée générale, ainsi que toutes les dépenses du pôle caritatif.

- Un responsable de pôle peut se voir accorder un montant de frais de fonctionnement ne dépassant pas les 1,000,000 VND par trimestre, après validation du Bureau et à condition de fournir ultérieurement les factures qui justifient cette dépense.

 

XV - Boutiques Partenaires et Sponsors

 

- L’AFV Saigon Accueil possède de nombreux partenariats listés dans sa revue trimestrielle l’Écho des Rizières et sur son site internet. (Liste évolutive et non exhaustive).

- Ces partenaires proposent une remise aux adhérents de l’AFV Saigon Accueil sur présentation de la carte de l’adhérent. En contrepartie, l’AFV Saigon Accueil s’engage à proposer un affichage gratuit dans l’EDR et sur le site de l'association pour une durée déterminée.

- Des annonceurs peuvent également afficher leurs visuels publicitaires dans l’EDR et sur les autres supports de communication de l’association, en échange d’une participation aux frais de fonctionnement de l’EDR.

- Le Bureau valide annuellement les critères de partenariat. Il valide également toute modification au niveau des contrats avec les partenaires ou les annonceurs.

 

XVI - Assurance et Responsabilité

 

- L’AFV Saigon Accueil ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable si d’éventuels incidents survenaient au cours des activités organisées par l’association.

 

XVII - Tenue des comptes – ressources

 

- L’année fiscale commence le 1er juin et se termine le 31 mai de l’année suivante.

- Sauf modification ultérieure décidée par le Bureau, les comptes sont établis du mois de juin au mois de mai de l’année suivante.

- Les ressources de l’association comprennent :

  • le montant des cotisations fixé annuellement par le Bureau 
  •  lesdonsdivers
  • les partenariats en nature
  • Les autres ressources qui ne sont pas contraires aux règles et lois en vigueur Les fonds gérés par l’association sont utilisés pour ses différentes activités.

 

XVIII - Modification du règlement intérieur

 

- Le règlement intérieur de l’AFV Saigon Accueil est établi par le Bureau conformément aux dispositions des statuts de l’association.

- Il peut être modifié et soumis à la validation d'une AGO.

 

XIX - Charte d’adhérent

 

1. Je suis conscient(e) du fait que l’AFV Saigon Accueil fonctionne grâce au bénévolat de ses membres. Je participe dans la bonne humeur aux activités. J’adopte une attitude constructive et formule éventuellement des suggestions pour continuellement améliorer l’offre de l’association.

 

2. Je respecte les délais d’inscriptions, règle rapidement ce que je dois, et préviens la personne responsable au moins 48 heures à l’avance si je dois me désister.

 

3. J’accepte que l’AFV Saigon Accueil publie ma photo et/ou celles de membres de ma famille si elles ont été prises lors d’une activité à laquelle j’ai/nous avons participé. Ces photos pourront être publiées dans l’Écho des Rizières ou sur le site internet de l’association (exception faite des photos d’enfants pour le site). En cas de refus de publication, j'informe l'accueil lors de mon inscription, et j'informe par mail chaque responsable de l'activité/évènement auquel je participe.

 

4. En tant que membre de l’association, je participe aux activités organisées par l’association sous ma propre responsabilité et sans aucune contrainte, en adoptant une attitude prudente. Ainsi, en cas d’atteinte à ma personne, à mes enfants ou aux personnes m’accompagnant, je reconnais que le dommage sera réglé par moi- même ou mon assurance et accepte de ne pas réclamer d’indemnisation à l’association, la libérant ainsi de toute responsabilité présente ou future.

 

5. Je dispose de ma propre assurance de responsabilité civile.

 

6. Je valide le Règlement Intérieur de l’AFV Saigon Accueil https://www.afvsaigon.org/le-reglement-interieur

 

Fait à Saigon Juin 2021

 

 

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